Donnerstag, 07.01.2027
NÄCHSTER BEGINN
Eine Rechnung für Designleistungen muss Auftraggeber und leistendes Unternehmen, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie die umsatzsteuerlichen Angaben enthalten. Angebot, Abschläge und Nebenkosten sollten klar zugeordnet werden. Für inländische Geschäftskunden müssen außerdem die geltenden E-Rechnungsregeln und Übergangsfristen beachtet werden.
Die Rechnung schließt den vereinbarten Auftrag ab
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Sie dokumentiert, welche Leistung für welchen Auftraggeber erbracht wurde, wie sich das Honorar zusammensetzt und welcher Betrag noch zu zahlen ist. Bei professionell organisierten Interior-Design-Projekten lässt sich die Rechnung deshalb direkt aus dem angenommenen Angebot und den dokumentierten Zusatzleistungen ableiten.
Die Bezeichnung einzelner Positionen sollte im gesamten Projekt übereinstimmen. Wurde im Angebot ein „Raum- und Möblierungskonzept für den Wohn- und Essbereich“ vereinbart, sollte auf der Rechnung nicht lediglich „Designarbeiten“ stehen. Eine genaue Beschreibung erleichtert dem Kunden die Prüfung und verbindet Angebot, Auftrag, Leistung und Rechnung.
Der Beitrag „Angebote und Kostenvoranschläge erstellen“ erklärt, wie der Leistungsumfang vor Projektbeginn festgehalten wird. Je präziser das Angebot formuliert wurde, desto einfacher lässt sich später eine verständliche Rechnung erstellen.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
§ 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz nennt die wesentlichen Angaben einer ordnungsgemäßen Rechnung. Für eine typische Designleistung gehören dazu insbesondere:
vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
Umfang und Art der erbrachten Leistung
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
anzuwendender Umsatzsteuersatz
auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
gegebenenfalls Hinweis auf eine Steuerbefreiung
vereinbarte Entgeltminderungen, sofern sie nicht bereits berücksichtigt wurden
Die gesetzliche Grundlage und weitere Sonderfälle finden sich in § 14 UStG.
Ergänzend sind in der Praxis sinnvoll:
Projektbezeichnung
Kundennummer
Bezug auf Angebot oder Auftrag
Zahlungsziel
Bankverbindung
Kontoinhaber
Kontaktdaten für Rückfragen
bereits gezahlte Abschläge
noch offener Rechnungsbetrag
Diese zusätzlichen Angaben ersetzen keine Pflichtangaben. Sie machen die Rechnung für beide Seiten leichter nachvollziehbar.
Name und Anschrift eindeutig angeben
Auf der Rechnung muss das leistende Unternehmen so bezeichnet werden, wie es rechtlich auftritt. Eine reine Marke oder ein Ateliername kann unzureichend sein, wenn daraus die verantwortliche Person oder Unternehmensform nicht hervorgeht.
Beim Rechnungsempfänger sollte die korrekte Rechnungsanschrift bereits vor Projektbeginn abgefragt werden. Bei Unternehmen können außerdem Abteilung, Bestellnummer oder zuständiger Ansprechpartner benötigt werden.
Fehlerhafte Kundendaten führen häufig zu Rückfragen und verzögern die Zahlung. Insbesondere größere Unternehmen und öffentliche Auftraggeber weisen Rechnungen zurück, wenn Bestellnummern oder vorgegebene Empfängerangaben fehlen.
Eine eindeutige Rechnungsnummer verwenden
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Sie kann aus Zahlen oder einer Kombination aus Zahlen und Buchstaben bestehen.
Ein mögliches System lautet:
2026-0047
Dabei steht 2026 für das Rechnungsjahr und 0047 für die fortlaufende Nummer.
Auch andere Systeme sind möglich:
RE-2026-0047
oder
ID-2026-0047
Entscheidend ist, dass die Nummer eindeutig vergeben und nicht für eine zweite Rechnung verwendet wird. Eine Rechnungsnummer muss nicht zwingend lückenlos wirken, sollte aber nach einem nachvollziehbaren System geführt werden.
Angebot, Auftrag und Rechnung benötigen unterschiedliche Dokumentnummern. Ein mögliches Ordnungssystem lautet:
Angebot: AN-2026-0032
Auftrag: AU-2026-0032
Rechnung: RE-2026-0047
Leistungsdatum und Rechnungsdatum unterscheiden
Das Rechnungsdatum bezeichnet den Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird. Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum zeigt, wann die Designleistung tatsächlich erbracht wurde.
Bei einem längeren Projekt kann beispielsweise stehen:
Leistungszeitraum: 4. August bis 18. September 2026
Bei einer einzelnen Beratung:
Leistungsdatum: 10. September 2026
Der Zeitpunkt der Leistung ist eine gesetzlich relevante Angabe und darf nicht durch das Rechnungsdatum ersetzt werden, wenn beide voneinander abweichen.
Die Designleistung konkret beschreiben
Eine Leistungsbeschreibung muss einem Außenstehenden ermöglichen, Art und Umfang der Leistung zu verstehen. Allgemeine Formulierungen wie „Design“, „Beratung“ oder „Planungsarbeiten“ sind dafür häufig zu unbestimmt.
Besser sind konkrete Positionen:
Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme für den Wohn- und Essbereich
Entwicklung von zwei maßstäblichen Möblierungsvarianten
Erstellung eines Farb- und Materialkonzepts
perspektivische Handskizze des Wohnbereichs
digitale Präsentation des Gesamtkonzepts
eine Korrekturrunde gemäß Angebot
zusätzliche Produktrecherche nach Freigabe vom 12. September 2026
Die Rechnung muss nicht den gesamten Inhalt des Angebots wiederholen. Sie sollte aber eindeutig darauf Bezug nehmen.
Wie wird das Interior-Design-Honorar auf der Rechnung dargestellt?
Die Rechnung sollte den Aufbau des vereinbarten Honorars widerspiegeln. Eine pauschale Projektleistung wird anders dargestellt als eine Beratung nach Stunden oder eine gestalterische Umsetzungsbegleitung mit Nebenkosten.
Abrechnung einer Pauschale
Bei einer Projektpauschale kann die Rechnung beispielsweise so aufgebaut sein:
Raum- und Gestaltungskonzept für den Wohn- und Essbereich gemäß Angebot AN-2026-0032 vom 22. Juli 2026
Enthaltene Leistungen:
Bedarfsanalyse
zwei Möblierungsvarianten
Farb- und Materialkonzept
perspektivische Handskizze
Kundenpräsentation
eine Korrekturrunde
digitale Abschlussdokumentation
Pauschalhonorar netto: 2.480 Euro
Wurde das Projekt vollständig wie angeboten ausgeführt, muss nicht jede interne Arbeitsstunde auf der Rechnung erscheinen. Die Leistung muss dennoch ausreichend bestimmbar bleiben.
Abrechnung nach Zeitaufwand
Bei einem vereinbarten Stundenhonorar sollten Zeitraum, Tätigkeit, Stundenzahl und Stundensatz nachvollziehbar dargestellt werden.
Beispiel:
Leistung Umfang Einzelpreis Gesamt
Vor-Ort-Beratung 3Std. 80 Euro 240 Euro
und Bestandsaufnahme
Ausarbeitung der 6Std. 80 Euro 480 Euro
Möblierungsvarianten
Farb- und 4Std. 80 Euro 320 Euro
Materialrecherche
Kundenpräsentation 1,5Std. 80 Euro 120 Euro
Ein Tätigkeitsnachweis kann als Anlage beigefügt werden. Auf der Rechnung sollte dann eindeutig auf diese Anlage verwiesen werden.
Wie ein tragfähiger Stundensatz entsteht, erklärt der Beitrag „Honorare für Interior Design kalkulieren“.
Nebenkosten gesondert ausweisen
Nebenkosten werden so abgerechnet, wie sie im Angebot vereinbart wurden. Dazu können gehören:
Fahrtkosten
Reisezeit
Übernachtungskosten
Druck- und Versandkosten
Materialmuster
kostenpflichtige Bildlizenzen
externe Visualisierungen
Kurier- und Transportkosten
Eine Rechnung sollte erkennen lassen, ob es sich um eine Pauschale oder um tatsächlich angefallene Kosten handelt.
Beispiel:
Fahrtkostenpauschale gemäß Angebot: 48 Euro
Materialmuster nach Beleg: 72 Euro
externer 3D-Render gemäß Freigabe: 260 Euro
Produkte und Planungshonorar trennen
Wenn ein Interior Designer neben der Planung Möbel, Leuchten oder Materialien verkauft, sollten Waren und Dienstleistungen getrennt aufgeführt werden. Dabei können unterschiedliche steuerliche, vertragliche und haftungsbezogene Fragen entstehen.
Aus der Rechnung muss hervorgehen:
welche Leistung Planung oder Beratung ist
welche Position eine Ware betrifft
welche Menge geliefert wurde
welcher Einzelpreis gilt
welche Liefer- oder Montagekosten entstehen
welcher Steuersatz auf die jeweilige Position angewendet wird
Wer lediglich Produkte empfiehlt, sollte keine Waren berechnen, die der Kunde direkt bei einem Händler bestellt hat.
Umsatzsteuer korrekt behandeln
Umsatzsteuer darf nur so ausgewiesen werden, wie es der steuerlichen Situation des Unternehmens und der konkreten Leistung entspricht. Bei einer regulär umsatzsteuerpflichtigen Designleistung werden Nettoentgelt, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttosumme dargestellt.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Rechnungsbestandteil Betrag
Nettohonorar 2.480,00 Euro
Umsatzsteuer 471,20 Euro
Rechnungsbetrag 2.951,20 Euro
Das Beispiel verwendet lediglich eine rechnerische Darstellung. Ob dieser Steuersatz im konkreten Fall zutrifft und welche Besonderheiten zu beachten sind, muss individuell steuerlich geprüft werden.
Rechnungen von Kleinunternehmern
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet, weist für die entsprechenden Umsätze keine Umsatzsteuer gesondert aus. Stattdessen benötigt die Rechnung einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
§ 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nennt für Rechnungen von Kleinunternehmern unter anderem:
vollständige Namen und Anschriften von Unternehmen und Leistungsempfänger
Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum
Art und Umfang der Leistung
Entgelt
Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Die amtlichen Anforderungen stehen in § 34a UStDV.
Ein möglicher Hinweis lautet:
„Für die Leistung gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf nicht versehentlich Umsatzsteuer ausweisen. Ein unrichtiger Steuerausweis kann steuerliche Folgen haben.
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gelten vereinfachte Anforderungen. Nach § 33 UStDV gehören dazu mindestens:
vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
Art und Umfang der Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung
Die vollständige Vorschrift steht in § 33 UStDV.
Auch wenn weniger Angaben gesetzlich ausreichen, kann eine vollständigere Rechnung für die eigene Buchhaltung und den Kunden sinnvoll sein.
Abschlagsrechnungen bei längeren Projekten
Ein mehrmonatiges Interior-Design-Projekt sollte nicht zwingend erst am Ende vollständig abgerechnet werden. Abschlagsrechnungen verteilen die Zahlungen auf vereinbarte Projektphasen.
Eine mögliche Staffelung lautet:
erster Abschlag nach Auftragserteilung
zweiter Abschlag nach Freigabe des Raumkonzepts
dritter Abschlag nach Präsentation
Schlussrechnung nach Übergabe
Die Abschlagsrechnung muss erkennen lassen:
auf welches Projekt sie sich bezieht
welcher Projektstand erreicht wurde
welcher Betrag abgerechnet wird
wie die Umsatzsteuer behandelt wird
Die Schlussrechnung
In der Schlussrechnung werden das Gesamthonorar und die bereits berechneten oder vereinnahmten Teilbeträge nachvollziehbar gegenübergestellt.
Beispiel:
Abrechnung Betrag
Gesamthonorar netto 4.000 Euro
abzüglich erster Abschlag netto 1.200 Euro
abzüglich zweiter Abschlag netto 1.600 Euro
verbleibendes Nettohonorar 1.200 Euro
zuzüglich Umsatzsteuer laut steuerlicher Berechnung
offener Rechnungsbetrag entsprechende Endsumme
Abschlagszahlungen dürfen nicht versehentlich doppelt berechnet werden. Rechnungsprogramm, Buchhaltung und Bankeingänge müssen denselben Stand zeigen.
E-Rechnungen: Was Interior Designer seit 2025 beachten müssen
Die E-Rechnung betrifft insbesondere Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Dazu können beispielsweise Aufträge von Möbelhäusern, Maklerbüros, Projektentwicklern, Hotels, Praxen oder anderen gewerblichen Kunden gehören.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail versandte PDF-Datei. Nach § 14 UStG muss sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein gewöhnliches PDF gilt seit 2025 in diesem Zusammenhang als „sonstige Rechnung“.
Gängige technische Umsetzungen können beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD in einer zulässigen Ausprägung sein. Die verwendete Rechnungssoftware sollte das benötigte Format korrekt erzeugen, einlesen und archivieren können.
Übergangsfristen für die Ausstellung
Nach den im September 2026 geltenden Informationen des Bundesfinanzministeriums gelten folgende Übergangsregelungen:
Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung verwenden.
Eine Papierrechnung kann innerhalb dieser Übergangsphase weiterhin eingesetzt werden.
Ein einfaches PDF kann in der Übergangsphase mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Kleinunternehmer sind nach den BMF-Informationen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Private Endverbraucher sind von den umsatzsteuerlichen B2B-Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung grundsätzlich nicht betroffen.
Diese Informationen und mögliche Sonderfälle erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Da der Artikel im Jahr 2026 veröffentlicht wird, sollten die Angaben vor einer späteren Aktualisierung der Wissenswelt erneut geprüft werden. Steuerliche Übergangsregeln können sich ändern.
B2B und B2C unterscheiden
Für die Rechnungsorganisation sollte bereits in den Kundendaten festgehalten werden, ob der Auftraggeber als Privatperson oder als Unternehmen handelt.
B2C – Aufträge für Privatkunden
Bei privaten Endkunden greifen die dargestellten B2B-Pflichten zur E-Rechnung grundsätzlich nicht. Trotzdem muss die Rechnung alle für den jeweiligen Umsatz notwendigen Angaben enthalten.
B2B – Aufträge für Unternehmen
Bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungspflichten, Übergangsfristen und Ausnahmen geprüft werden. Außerdem verlangen Geschäftskunden häufig:
Bestellnummer
Kostenstelle
Projektcode
zentrale Rechnungsadresse
besonderes Übermittlungsportal
strukturierte E-Rechnung
definierte Ansprechpartner
Diese Anforderungen sollten bereits im Interior-Design-Briefing oder bei der kaufmännischen Auftragsklärung erfasst werden.
B2G – öffentliche Auftraggeber
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können eigene Vorgaben gelten. Dazu gehören beispielsweise bestimmte Portale, Leitweg-IDs oder vorgeschriebene Formate. Diese Anforderungen müssen vor Auftragserteilung direkt beim Auftraggeber geklärt werden.
Rechnungen prüfen, bevor sie versendet werden
Eine kurze Schlusskontrolle verhindert viele Korrekturen:
Formale Prüfung
Stimmen Name und Anschrift beider Parteien?
Ist die Rechnungsnummer eindeutig?
Sind Rechnungsdatum und Leistungszeitraum angegeben?
Ist Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten?
Sind erforderliche Unternehmensangaben vollständig?
Inhaltliche Prüfung
Stimmt die Rechnung mit dem Auftrag überein?
Sind die Leistungen verständlich bezeichnet?
Wurden Zusatzleistungen freigegeben?
Sind Nebenkosten korrekt berücksichtigt?
Wurden Abschläge abgezogen?
Steuerliche Prüfung
Sind Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag korrekt?
Wurde eine Steuerbefreiung richtig bezeichnet?
Wurde bei Kleinunternehmern keine Umsatzsteuer ausgewiesen?
Ist das Rechnungsformat für den Empfänger zulässig?
Werden mögliche Sonderfälle korrekt behandelt?
Rechnerische Prüfung
Stimmen Einzel- und Gesamtbeträge?
Sind Rabatte oder Gutschriften berücksichtigt?
Wurde nichts doppelt berechnet?
Entspricht der offene Betrag den Zahlungseingängen?
Rechnungen nicht einfach überschreiben
Wurde eine Rechnung bereits versendet, sollte sie bei einem Fehler nicht unbemerkt ersetzt oder unter derselben Nummer verändert werden. Korrekturen müssen nachvollziehbar bleiben.
Je nach Fehler und Buchungssituation kann eine berichtigte Rechnung, eine Stornorechnung oder eine ergänzende Korrektur erforderlich sein. Das ursprüngliche Dokument, die Korrektur und ihre Zuordnung sollten erhalten bleiben.
Die genaue Vorgehensweise muss mit der Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden.
Zahlungsziel eindeutig formulieren
Ein konkretes Datum ist verständlicher als eine unklare Formulierung.
Beispiel:
„Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzug bis zum 30. September 2026 zu zahlen.“
Alternativ:
„Zahlbar innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang der Rechnung.“
Die Rechnung sollte außerdem Bankverbindung, Kontoinhaber und einen eindeutigen Verwendungszweck enthalten.
Offene Rechnungen überwachen
Eine Rechnung ist erst abgeschlossen, wenn der Zahlungseingang richtig zugeordnet wurde. Eine einfache Offene-Posten-Liste sollte mindestens zeigen:
Rechnungsnummer
Kunde
Rechnungsdatum
Fälligkeit
Rechnungsbetrag
Zahlungseingang
offener Betrag
Status einer Zahlungserinnerung
Bleibt eine Rechnung offen, folgt zunächst eine sachliche Prüfung. Vielleicht fehlt eine Bestellnummer, die Rechnung ging an die falsche Adresse oder der Kunde hat eine begründete Rückfrage.
Erst danach wird eine freundliche Zahlungserinnerung versendet. Weitere Mahnschritte sollten einem einheitlichen und rechtlich geprüften Verfahren folgen.
Rechnung und Projektunterlagen zusammenführen
Zu jedem Auftrag sollten zusammen abgelegt werden:
Kundenanfrage
Briefing
Angebot
Auftragsbestätigung
Freigaben
genehmigte Zusatzleistungen
Tätigkeitsnachweise
Abschlagsrechnungen
Schlussrechnung
Zahlungsnachweise
relevante Kommunikation
Dadurch bleibt später nachvollziehbar, wie die abgerechnete Leistung entstanden ist. Bei einer strukturierten E-Rechnung muss insbesondere der maßgebliche strukturierte Datensatz ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Das verwendete System sollte gewährleisten, dass die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und vor unbemerkter Veränderung geschützt bleiben.
Das Portfolio ist von der Rechnung getrennt
Auch wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen und bezahlt wurde, darf es nicht automatisch öffentlich präsentiert werden. Private Grundrisse, Raumfotos und Kundendaten gehören nicht in Rechnungsanlagen oder Referenzseiten, wenn dafür keine passende Rechtsgrundlage oder Freigabe vorliegt.
Für den Aufbau eines Interior-Design-Portfolios sollte deshalb eine gesonderte Vereinbarung zur Verwendung von Projektbildern und Unterlagen getroffen werden.
Rechnungen für Interior Design richtig schreiben
Das Video zum Nachlesen
Eine nachvollziehbare Rechnung verbindet Pflichtangaben, Leistungsbeschreibung, Honorar und steuerliche Behandlung. Das Video zeigt den Aufbau und ordnet Abschlags-, Kleinunternehmer- und E-Rechnungen ein.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben benötigt eine Rechnung?
Zu den wesentlichen Angaben gehören Namen und Anschriften der Beteiligten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und die notwendigen Umsatzsteuerangaben.
Reicht die Bezeichnung „Designleistungen“ aus?
Eine solche Bezeichnung ist regelmäßig zu allgemein. Die Rechnung sollte erkennen lassen, welche Beratung, Planung, Darstellung oder gestalterische Leistung erbracht wurde.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum gibt an, wann die berechnete Leistung erbracht wurde.
Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?
Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und einer nachvollziehbaren Zahlenreihe entstammen. Das verwendete System sollte eine eindeutige Identifizierung ermöglichen.
Dürfen Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung wird für die entsprechenden Umsätze keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen. Die Rechnung benötigt stattdessen den vorgeschriebenen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung überschreitet einen Gesamtbetrag von 250 Euro nicht. Für sie gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Pflichtangaben.
Wann ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll?
Abschlagsrechnungen eignen sich für längere oder umfangreichere Projekte. Sie können an klar definierte Projektphasen und erreichte Meilensteine gebunden werden.
Was muss eine Schlussrechnung enthalten?
Die Schlussrechnung zeigt das Gesamthonorar und berücksichtigt bereits abgerechnete oder vereinnahmte Abschläge. Der verbleibende Betrag muss eindeutig erkennbar sein.
Ist ein PDF bereits eine E-Rechnung?
Ein gewöhnliches PDF besitzt kein strukturiertes Rechnungsformat und gilt seit 2025 im Sinne der neuen umsatzsteuerlichen Einteilung als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss elektronisch strukturiert und maschinell verarbeitbar sein.
Müssen Interior Designer E-Rechnungen empfangen können?
Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nach den BMF-Informationen gilt dies auch für Kleinunternehmer.
Muss jeder Interior Designer 2026 E-Rechnungen ausstellen?
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen nutzen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit nach aktueller Regelung bis Ende 2027. Ausnahmen und Einzelfälle müssen geprüft werden.
Gelten die E-Rechnungsregeln auch für Privatkunden?
Die dargestellte umsatzsteuerliche Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Private Endverbraucher sind davon nicht erfasst.
Darf eine versandte Rechnung einfach geändert werden?
Eine bereits versandte Rechnung sollte nicht unbemerkt überschrieben werden. Berichtigung oder Stornierung müssen nachvollziehbar erfolgen und mit der Buchhaltung abgestimmt werden.
Ist diese Seite eine Steuerberatung?
Nein. Sie vermittelt allgemeine Grundlagen für die Rechnungsstellung. Steuerliche Einzelfälle, internationale Aufträge, Sonderleistungen und die konkrete Einrichtung der Buchhaltung müssen fachkundig geprüft werden.
Fazit: Eine gute Rechnung folgt dem vereinbarten Auftrag
Eine professionelle Rechnung entsteht nicht erst am Ende des Projekts. Ihre Grundlage wird bereits durch Briefing, Angebot, Leistungsbeschreibung und dokumentierte Zusatzaufträge geschaffen.
Die Rechnung muss formell korrekt und für den Kunden nachvollziehbar sein. Leistungszeitraum, Honorar, Nebenkosten, Umsatzsteuer und Abschläge benötigen eine klare Darstellung. Bei Unternehmenskunden kommen die schrittweise eingeführten Vorgaben zur E-Rechnung hinzu.
Da steuerliche Voraussetzungen und Sonderfälle unterschiedlich ausfallen können, sollten Rechnungsvorlagen und Abläufe mit einer Steuerberatung abgestimmt und regelmäßig aktualisiert werden.
Über den Autor
Andreas M. Modzelewski
Andreas M. Modzelewski ist Diplom-Designer, ausgebildeter Bauzeichner, Autor und Direktor des IBKK Design- und Kunstzentrums. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der Erwachsenenbildung. Seine fachlichen Schwerpunkte umfassen Interior Design, Raumkonzeption, perspektivisches Zeichnen, räumliche Visualisierung, visuelle Kommunikation und kreative Entwurfsmethoden.
Als Autor veröffentlichte er mehrere Bücher zu Architekturzeichnung, Interior-Zeichnung, Koloration und Zeichentechniken.
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